Maak kennis met de gemeente: evenementen

Het Oktoberfeest, Mama’s Pride, Sint Rosa, Groove Garden en ga zo maar door. Stuk voor stuk evenementen waar onze gemeente bekend om staat. Maar moet een evenement altijd zo groot zijn om een evenement te mogen heten? Of is een straatbarbecue met de buren ook al een evenement? En wat is de rol van de gemeente bij evenementen, groot en klein?

Jan Maarten, vergunningverlener bij onze gemeente, weet hier alles van. Kom erachter in deel vijf van de serie van ‘Maak kennis met de gemeente’!  

Wanneer spreken we van een evenement?

Een evenement is officieel “Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak”. Deze omschrijving is natuurlijk erg breed. Jan Maarten licht dit verder toe: “Een evenement hoeft niet altijd een festival of groot feest te zijn. We maken een onderscheid tussen kleine en grote evenementen. Kleine evenementen zijn bijvoorbeeld straat- of buurtfeesten of een buurtbarbecue die maar één dag duren.”

Heb je voor elk evenement een vergunning nodig?

Dat brengt ons tot de volgende vraag: wanneer heb je dan een vergunning nodig? Alleen voor grote evenementen of ook voor zulke kleine evenementen als een straatfeest? Jan Maarten: “In principe is elk evenement verboden zonder toestemming van de burgemeester. Als vergunningverlener beoordeel je een aanvraag namens de burgemeester. Natuurlijk zijn er wel uitzonderingen. Voor kleine evenementen die aan specifieke voorwaarden voldoen, is geen vergunning nodig. Dan is een melding voldoende. Bijvoorbeeld als er maximaal 350 bezoekers zijn. En als de activiteiten plaatsvinden na 10.00 uur in de ochtend en vóór 01.00 uur ’s nachts. Al die voorwaarden staan in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Die dient als basis voor ons als vergunningverlener.”

Wist je dat we elk jaar minstens 1.000 aanvragen voor een evenementenvergunning binnenkrijgen? Momenteel (juli) hebben we al zo’n 500 aanvragen ontvangen. In mei, juni en de periode meteen na de zomervakantie worden de meeste evenementen georganiseerd.

Samenspel

Als de aanvraag voor een vergunning wordt goedgekeurd, leidt dat tot een vergunning met voorwaarden. Als aan die voorwaarden wordt voldaan, mag het evenement doorgaan. Maar een aanvraag kan ook worden afgewezen. Jan Maarten legt uit wat daar de redenen voor kunnen zijn: “Bij een evenement komt heel veel afstemming kijken. Op de eerste plaats kijken we of het evenement schadelijk is voor de gezondheid, het milieu en of het veilig is. Als vergunningverlener zijn wij zelf geen experts op die gebieden. Daarom vragen we altijd adviseurs naar hun mening voordat we een besluit nemen. Binnen de gemeente zijn dat bijvoorbeeld collega’s van team Wijkbeheer, Openbare Orde en Veiligheid (OOV) en het evenementenbureau. Maar we werken ook veel samen met de politie, de brandweer en De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR).”

Belangenafweging

En dan is er de andere kant van het verhaal: de praktische kant. Als alle evenementen altijd kunnen plaatsvinden, is er elke dag wel ergens feest. Of zouden er twee feesten op één plek tegelijk zijn. Jan Maarten: “Als overheid hebben wij de taak om zorgvuldig af te wegen of iets wel of niet kan. Bij de beoordeling van een aanvraag, moeten we daarom altijd rekening houden met andere evenementen, de bereikbaarheid, werkzaamheden, et cetera. En het is vaak een belangenafweging: sommige mensen zullen het evenement leuk vinden. Anderen ervaren het als overlast. Daarom onderzoeken we wat de impact van een evenement op de omgeving kan zijn, voordat we een besluit nemen. Soms is het ook nodig dat de aanvrager van een vergunning een rapport voorlegt dat door een onafhankelijk onderzoeksbureau is geschreven. Bijvoorbeeld als we het geluidsniveau voor evenementen die vaker plaatsvinden willen onderzoeken. Zo’n bureau kan dan adviseren wat een aanvaardbaar geluidsniveau is. En dat wordt vervolgens een voorwaarde in de vergunning. Zo zorgen we ervoor dat we de overlast voor anderen zoveel mogelijk beperken. Maar we beseffen dat we overlast nooit helemaal kunnen voorkomen.”

Inbreng van inwoners en ondernemers

Ook denken we als gemeente van tevoren na hoe we overlast kunnen voorkomen. Zo kunnen inwoners en ondernemers tegenwoordig reageren op aanvragen. Hoe zit dit? Jan Maarten: “Bij aanvragen voor een groot evenement publiceren wij de aanvraag digitaal. Bijvoorbeeld recent nog bij het Oud Limburgs Schuttersfeest in Born. Dit doen we nog vóórdat wij een besluit over de aanvraag hebben genomen. Zo geven we omwonenden en ondernemers de kans om op de aanvraag te reageren. Daar kunnen wij dan in de besluitvorming rekening mee houden. Stel het evenement zou bijvoorbeeld net plaatsvinden voor de deur van een winkel. Dan kunnen we samen met de aanvrager kijken of we daar iets aan kunnen doen zodat de ondernemer bereikbaar blijft.”

Berichten over uw buurt 
Ken je de website 'Berichten over uw buurt' op overheid.nl al? Op deze website kun je makkelijk zien welke besluiten (zoals vergunningen en bouwplannen) zijn genomen binnen jouw omgeving. Wil je automatisch op de hoogte blijven van berichten over jouw buurt? Meld je dan aan voor de gratis e-mailservice.

Vergunning verleend, en dan?

Als een evenement plaatsvindt in onze gemeente, houdt onze verantwoordelijkheid niet op als de vergunning eenmaal is verleend. Jan Maarten: “Als gemeente blijven we continu betrokken. Zowel tijdens de aanloop naar het evenement toe als tijdens het evenement zelf. Zo blijft Team OOV bij de grote evenementen in nauw contact met de organisator om de veiligheid van alle bezoekers zoveel mogelijk te garanderen. Grote evenementen moeten ook een veiligheids- en zorgplan maken. Want de organisator van het evenement is verantwoordelijk voor de veiligheid en zorg. Veel mensen denken dat dat de taak is van de politie. Maar dat is niet het geval.” 

Neem het risico niet

Vaker wordt gezegd: “Het bier smaakt evengoed met of zonder vergunning”. En dat klopt. Maar als er iets misgaat, gaat deze uitspraak niet meer op. Jan Maarten: “Gelukkig gaat het heel vaak goed en gebeuren er geen ongelukken tijdens een evenement. Maar soms gaat het wel mis. In die gevallen is het belangrijk dat je als organisator aan alle wettelijke voorschriften hebt voldaan. Onder andere aan de voorwaarde dat je beschikt over een evenementenvergunning of een andere door de gemeente gegeven toestemming. Dan ben je er ook van verzekerd dat de gemeente heeft meegekeken naar de mogelijke risico’s bij jouw evenement. Én het hebben van een vergunning kan een voorwaarde zijn als je beroep moet doen op een schade-uitkering bij een (evenementen)verzekering.”

Elke (werk)dag is anders

Jan Maarten hoort - zoals ze dat wel eens zeggen – bij het meubilair van de gemeente. Hij is al 30 jaar in dienst. In 2005 maakte hij de overstap naar vergunningen. Dat zijn inmiddels dus al 18 jaar in deze functie. Hij vertelt waarom hij dit werk zo graag doet: “Tuurlijk, mijn werk bestaat altijd uit het beoordelen van aanvragen voor een vergunning. Maar de afwisseling in evenementen en de hoeveelheid aanvragers, collega’s en adviseurs waarmee ik contact heb tijdens mijn werk, maken dat geen enkele dag hetzelfde is. En voor wie denkt dat ik dit werk doe omdat ik zelf altijd naar feestjes ga; dat valt wel mee. De evenementen vinden ten slotte meestal plaats in mijn vrije tijd. En dan heb ik ook wel eens graag wat anders aan mijn hoofd dan werk!”