Maak kennis met het Team Verkiezingen

22 november zijn er Tweede Kamerverkiezingen. Het organiseren van die verkiezingen is een taak van de gemeente. Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van de Verkiezingen? Hoe lang van tevoren begint het team met de organisatie? Wie is er allemaal bij betrokken? U leest het allemaal in dit interview dat we hielden met het Team Verkiezingen, vlak voor de Provinciale Staten en Waterschapsverkiezingen die in maart van dit jaar waren.

Op tijd beginnen

In maart 2023 - vlak voor de Provinciale Staten en Waterschapsverkiezingen - spraken we Lucien. Hij is projectleider van de verkiezingen. Maar de verkiezingen zijn er natuurlijk niet het hele jaar door. Hoe vroeg begint de gemeente met alle voorbereidingen? En wat doet een projectleider verkiezingen dan de rest van het jaar? Lucien: “De verkiezingen kun je zien als een project. Begin september beginnen we al met het voorbereiden van de verkiezingen. Ook stopt het werk niet meteen na de verkiezingsdag. Meestal zijn we midden april pas klaar. We zijn dus niet het hele jaar door met de verkiezingen bezig. Daarom heb ik een dubbele functie bij de gemeente. Van september tot en met april ben ik Projectleider Verkiezingen. De rest van het jaar ben ik ‘beveiligingsfunctionaris’. Dat maakt mijn werk ook heel divers, waardoor ik het met plezier blijf doen. Stiekem is de rol van Projectleider Verkiezingen wel mijn favoriete rol.” 

Team Verkiezingen

Natuurlijk doet Lucien het niet alleen. Bij het organiseren van de verkiezingen komt veel kijken. Bij de gemeente hebben we een Team Verkiezingen. Wie doet wat? Lucien: “Team Verkiezingen is eigenlijk maar heel klein. Ons team bestaat uit vijf personen. Dat zijn op mij na allemaal collega’s van Burgerzaken. Samen zorgen we voor het budget, de bezetting van de stembureaus, het opleiden van onze stembureauleden. Maar natuurlijk zijn ook veel collega’s uit andere teams nauw betrokken bij de verkiezingen. Daarom hebben we ook een projectgroep met Team Wijkbeheer, Team Bestuur en Communicatie, Team facilitaire services en IM&ICT. Zo zorgt Team Wijkbeheer voor het inrichten, opbouwen en afbouwen van stembureaus. Maar ook voor het neerzetten van de campagneborden en het regelen van voldoende invalideparkeerplaatsen. Team Bestuur en Communicatie zorgt ervoor dat de verkiezingen onder de aandacht worden gebracht en deelt alle (voorlopige) uitslagen. Facilitaire services regelt onder andere alle voorzieningen die nodig zijn op de verkiezingsdag in bijvoorbeeld de Stadswinkel in Geleen. Ten slotte zorgt Team IM&ICT ervoor dat alle systemen goed zijn ingericht en beveiligd. Bijvoorbeeld het programma waarin alle stemmen worden bijgehouden.” 

Goed voorbereid

De voorbereidingen beginnen dus al in september. Dat lijkt misschien heel ver van tevoren. Wat moet er dan allemaal geregeld worden? Lucien: “In september beginnen we al met het benaderen van alle stembureaus. In totaal zijn dat er 47. We kijken of de locaties van vorig jaar nog steeds beschikbaar zijn. Is er iets veranderd aan een locatie? Dan moeten we ook controleren of de locatie nog steeds toegankelijk is. Denk aan rolstoelgebruikers en mensen die slecht ter been zijn. Dit jaar hebben we zelfs geregeld dat er een stemtaxi rijdt. Die haalt mensen met een visuele of lichamelijke beperking thuis op en brengt ze naar het inclusief stembureau Zalencentrum De Oase in Sittard. Na het stemmen brengt deze stemtaxi de mensen ook weer naar huis .
Ook moeten we op tijd de bezorging van alle stempassen en stembiljetten regelen. Dat zijn er dit jaar 77.000 voor waterschap en zo’n 75.000 voor de Provinciale Staten. Er zijn maar weinig postbedrijven die zo’n grote aantallen kunnen bezorgen binnen 48 uur. Daarom is het belangrijk dat we de afspraken op tijd maken. Alles moet vóór 1 januari geregeld zijn.”

De dag waar het allemaal om draait

En dan is het na maanden voorbereiding zover: de verkiezingsdag. Lucien en zijn collega’s doen er alles aan om de verkiezingsdag zo goed mogelijk voor te bereiden. Maar ook op de dag zelf komt er veel bij kijken. Hoe gaat zo’n dag er achter de schermen aan toe? Lucien: “Eigenlijk begint het al een dag van tevoren, de dinsdag. Dan komen de voorzitters tussen 14:00 en 16:30 uur hun stembiljetten ophalen. En dan ontvangen ze een Register Ongeldige Stemmen (ROS). In dat register staan de nummers van ongeldige stempassen. Bijvoorbeeld als iemand zijn of haar eerste pas is kwijtgeraakt en een nieuwe heeft gekregen. Dan is de eerste stempas niet meer geldig.

Op woensdag gaan om 7:30 uur alle stembureaus open. Maar wij beginnen die dag om 6:15 in de ochtend. Stel een stembureaulid is ziek of moet zich om een andere reden onverwachts afmelden. Dan hebben we nog tijd om vervanging te regelen. Maar we beginnen ook eerder zodat we mogelijke andere problemen vóór de opening kunnen oplossen. Om maar iets stoms te noemen: als er bijvoorbeeld te weinig rode potloodjes zijn. Dan gaat Wijkbeheer vroeg op pad om de voorraad aan te vullen. De eerste dienst duurt vervolgens van 7:00 tot 16:00 uur. Om 16:00 hebben we wisseling van de wacht. De tweede dienst duurt vaak tot na middernacht. Dat hangt er vanaf hoe lang het tellen van alle stemmen duurt. En tussendoor tellen we hoeveel mensen er al gestemd hebben, zodat we de opkomstcijfers kunnen delen.

Als de stembureaus om 21:00 uur sluiten, tellen we alle stemmen. Eerst die van de Provinciale Staten, daarna die van het waterschap. Als we alle stemmen geteld hebben, vervoeren we de stembiljetten verzegeld naar de Stadswinkel in Geleen. Daar controleren we of alles netjes verzegeld is en of alle stemmen geteld zijn. Uiteindelijk sturen we alles op naar het centraal stembureau. Dat ligt in Maastricht voor de Provinciale Staten en in Roermond voor het waterschap. Ook zij doen nog een extra controle. Alles om ervoor te zorgen dat de stemmen juist geteld zijn en de kandidaten en partijen eerlijk worden verkozen.”
 

Een proces-verbaal 

De meesten zullen bij een proces-verbaal denken aan het verslag dat de politie bij een aangifte maakt. Toch kennen de verkiezingen ook een proces-verbaal. Hier is de voorzitter van een stembureau verantwoordelijk voor. Wat houdt dat in? Lucien: “Tijdens de verkiezingsdag, houdt de voorzitter van elk stembureau een soort verslag bij. Dat noemen we ook een proces-verbaal. Daarmee verantwoordt het stembureau het verloop van de stemming en de telling van de stemmen. Als de stembureauleden bij het tellen van de stemmen iets raars tegenkomen, kunnen we in het proces-verbaal teruglezen wat de verklaring is. Deze processen-verbaal worden  apart van de stembiljetten ingeleverd bij de Stadswinkel als de stemmen geteld zijn. Op basis daarvan wordt de uitslag van de verkiezing vastgesteld.” 

Helpende handjes

Ook al bereiden wij de verkiezingen voor, we zijn niets zonder onze inwoners. We hebben onze inwoners hard nodig om te helpen op de verkiezingsdag. Als stembureaulid of als voorzitter. Hoeveel mensen zijn op de verkiezingsdag aan het werk? Lucien: “In totaal zijn we op 15 maart met zo’n 700 mensen aan het werk. Op de stembureaus zelf zijn dat er ongeveer 500. Daarvan zijn 100 stembureauleden ambtenaar en 400 leden inwoner. Inwoners krijgen een vergoeding van  110 of 135 euro (afhankelijk van welke dienst) om bij het stembureau te werken. De groep inwoners die zich aanmeldt, is elk jaar grotendeels hetzelfde. We zorgen er wel voor dat we elk jaar nieuwe mensen erbij hebben, maar je merkt toch dat sommige mensen het jaar in jaar uit graag weer doen.”

Daarnaast kunnen we ook mensen gebruiken als stemmenteller. Als stemmenteller help je mee met het tellen van de stemmen op een stembureau vanaf 20.45 uur tot ongeveer middernacht. 

Niet alleen maar hard werken

Natuurlijk bestaat zo’n verkiezingsdag niet alleen maar uit hard werken. Dan zouden de meeste mensen niet elk jaar terugkomen om te helpen. Wat maakt dit werk dan zo leuk? Lucien: “Voor de ambtenaren is het werken bij een stembureau eens even heel iets anders dan hun dagelijkse werk. Je levert écht een bijdrage aan de democratie. En het mooie is dat ambtenaren en inwoners samen bij een stembureau zitten. De verkiezingen bieden dus een unieke kans voor ambtenaren en inwoners om elkaar beter te leren kennen. Ook zorg je als stembureaulid voor de uitvoering van het democratisch recht. Een recht dat heel belangrijk is. En: er zijn genoeg pauzes om het werk goed vol te houden. Genoeg redenen om je op te geven!”

Opleiding voor stembureauleden

Als je je opgeeft als stembureaulid, verwachten we niet dat je meteen alles weet. Daar zijn speciale opleidingen voor. Hoe bereiden we stembureauleden voor op de verkiezingsdag? Lucien: “Nieuwe leden worden op verschillende manieren voorbereid. Zo is er een e-learning over de telmethode die stembureauleden moeten volgen. Die e-learning bevat ook een toets aan het einde om te kijken of je genoeg hebt begrepen. Heb je behoefte aan meer begeleiding? Dan kun je nog extra webinars kijken. Of je vragen stellen tijdens een vragenuurtje. Op die manier hoeft niemand onzeker in het stembureau te zitten.”

Word ook stembureaulid!

Misschien ben je na het lezen van dit verhaal ook enthousiast geworden en wil je een volgende keer ook stembureaulid worden? Dat kan! De volgende verkiezingen zijn op 22 november 2023. Houd onze website en soical mediakanalen in de gaten. Binnenkort lees je meer informatie om je aan te melden als stembureaulid.

Vragen?

Mail naar verkiezingen@sittard-geleen.nl. of bel naar 14 046.

En vergeet niet om te gaan stemmen op 22 november! 

Meer informatie vind je ook op sittard-geleen.nl/verkiezingen.