Evenementenvergunning of melding

• Een plattegrond is verplicht voor de beoordeling van uw plan. U kunt het indienen via Traffic Chart.
• Organiseert u een optocht of een wielerkoers? Dan voegt u ook een kaart met de route toe.
• De plattegrond moet aan een aantal eisen voldoen. Deze zijn wettelijk verplicht en bijvoorbeeld vastgelegd in het BGBOP (besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen).

Eisen bij  plattegrondtekening van evenemententerrein

Wat moet op de tekening?

1. Geef aan waar het evenemententerrein komt te liggen ten opzichte van de omliggende wegen, huizen, enzovoorts.
2. Vermeld afstanden tot aangrenzende panden (bijvoorbeeld: woningen).
3. Geef aan waar alles komt te staan. Denk aan tenten, podium, tribunes, attracties, toiletten.
4. Vermeld de afmetingen voor alles dat op het terrein komt te staan.
5. Vermeld afstanden van kook- bak- en braadapparatuur ten opzichte van elkaar en de omgeving (bijvoorbeeld: tenten, gebouwen).
6. Geef de vluchtroutes en de breedte van de vluchtroute aan.
7. Lever aan op schaal 1:500 en gebruik een noordpijl
   
8. Legenda (wat is wat; verklaring van gebruikte symbolen en aanduidingen)

Voorbeeld plattegrond evenemententerrein – pdf bestand

Eisen bij een indelingstekening bij tenten groter dan 100 m2

Wat moet op de tekening?

1. Maak per tent 1 tekening van de indeling van de tent. Geef hierop aan waar alles staat (bijvoorbeeld: podium, tafels, stoelen).
2. Denk aan noodverlichting.
3. Geef aan waar de brandblussers hangen.
4. Geef vluchtroutes en vluchtdeuren aan. Vermeld hoe breed de vluchtdeur is en naar welke kant de deur open gaat.
5. Vermeld het toelaatbaar aantal personen per tent.
6. Lever aan op schaal 1:100.

Voorbeeld indelingstekening indelingstekening tent – pdf bestand

Het programma bevat minimaal de datum, locatie en het tijdstip van uw evenement. U beschrijft welke activiteiten op welke plek van het evenemententerrein plaatsvinden. Organiseert u een muziekevenement? Dan voegt u ook een line-up toe.

Als organisator bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. Daarom stelt u een veiligheidsplan op. Hierin neemt u ook een zorgplan op.

Met een veiligheidsplan bent u beter voorbereid op eventuele risico’s. U kunt hiervoor het sjabloon in het Eventloket gebruiken.

U werkt verschillende scenario’s uit, bijvoorbeeld:

• slecht weer
• ontruimen
• bereikbaarheid en calamiteiten(routes)

Format Veiligheidsplan in OpenDocument Format Veiligheidsplan in Word

Wij vragen u ook om een zorgplan op te stellen. Dit plan kan onderdeel zijn van het veiligheidsplan.

Format Medisch Zorgplan

Plaatst u tijdens het evenement tijdelijke constructies zoals: tenten, podia, luifels of torens? Dan moet u het een ‘tijdelijk constructieplan’ invullen en de gevraagde bewijsstukken (bouwboeken) meesturen. Bekijk het sjabloon.

1. Download het sjabloon tijdelijk constructieplan
2. Vul het sjabloon in
3. Voeg het bijbehorende bouwboek (constructietekening en berekening) toe als dit volgens het sjabloon vereist is. Dit is bijvoorbeeld verplicht voor tenten met een oppervlakte groter 100m2. Heeft u het bouwboek recent al ingediend? Neem dan contact met ons op.

Format Constructieplan in OpenDocument Format Constructieplan in Word

U beschrijft hierin de impact op het verkeer. Bij grotere evenementen kan een parkeer- en verkeersplan nodig zijn. Wilt u een verkeerstekening maken? Gebruik hiervoor het programma Traffic Chart.

Om u op weg te helpen in Traffic Chart is er een instructie opgesteld: Werkinstructie-verkeersplan-uitgebreid – Google Documenten

Wilt u tijdens het evenement zwakalcoholhoudende drank verkopen? Dan moet u een tapontheffing aanvragen. Na ontvangst kunt u deze uploaden in het EventLoket. De verkoop van sterke drank is op een evenement niet toegestaan. Meer informatie of direct aanvragen?

Bekijk de pagina Tapontheffing

Een evenement vraagt vaak om inzet van hulpdiensten zoals brandweer, politie, toezichthouders en geneeskundige diensten. Zij moeten dit op tijd inplannen in hun eigen organisaties. Wij zijn daarbij afhankelijk van onze partners. Daarom is het belangrijk om een evenement op tijd bij ons aan te kondigen.

Er gelden een aantal termijnen voor aanvragen via het EventLoket:

• Melding evenement: uiterlijk 10 werkdagen vóór het evenement
• Melding wielertoertocht: uiterlijk 6 weken vóór de wielertoertocht via Cycling Limburg
• Vergunningaanvraag laag risico evenement (A): minimaal 8 weken vóór het evenement
• Vergunningaanvraag gemiddeld (B) en hoog risico evenement (‌C): minimaal 14 weken vóór het evenement
• Vooraankondiging risicovolle evenementen: uiterlijk 15 september in het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar dat het evenement gaat plaatsvinden
• Vooroverleg risicovolle evenementen: minimaal 6 maanden voor aanvang van het evenement heeft u een (persoonlijk) vooroverleg met de gemeente (team Vergunningen)

Wij adviseren u een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid en een evenementenverzekering af te sluiten. Denk bijvoorbeeld aan een verzekering tegen financiële risico’s als het evenement wordt onderbroken, uitgesteld of afgelast.

De aansprakelijkheid voor vrijwilligers is geregeld in door de gemeente. Via de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) geldt een collectieve polis. Voor meer informatie en de voorwaarden zie ‘Vrijwilligersverzekering VNG’. Neem contact op met een verzekeraar.

Als u voor uw evenement palen, pinnen of hekken in de grond slaat, moet u een KLICK melding doen bij het Kadaster. Zo krijgt u informatie over eventuele kabels en leidingen in de grond. En weet u zeker dat u niets beschadigt.

Materiaal voor evenementen kunt u huren bij particuliere verhuurbedrijven. Soms kan de gemeente u helpen met bijvoorbeeld dranghekken of verkeersborden. Dit is afhankelijk van de voorraad. Hiervoor betaalt u mogelijk een uitleenvergoeding. U kunt de gewenste materialen en aantallen melden via het EventLoket. Team Wijkbeheer neemt contact op om te bespreken wat geleverd kan worden, onder welke voorwaarden en kosten.

1. Reclame op reclameborden langs de weg regelt u via ESH Media
2. Flyeren mag zonder toestemming en gratis. Wel vragen wij u om na de flyeractie achtergebleven flyers op te ruimen.

Verkeersregelaars moeten een digitale instructie hebben gevolgd. Kijk voor meer informatie op www.verkeersregelaarsexamen.nl

Als organisator bent u verantwoordelijk voor het hygiënisch werken op het evenement. De GGD heeft hiervoor een basisadvies hygiëne en infectiepreventie gemaakt. Hierin staat bijvoorbeeld advies over het bereiden van voedsel en over sanitaire voorzieningen zoals toiletten. Soms moet u aanvullende maatregelen nemen. Bijvoorbeeld bij obstacleruns of evenementen met dieren. Kijk voor meer informatie op de website van de GGD.

Organiseert u een evenement in of in de buurt van groene gebieden zoals parken? Dan kan dit negatieve gevolgen hebben voor beschermde planten en dieren die daar voorkomen (bijvoorbeeld vernielen van planten of van nesten of verblijfplaatsen van beschermde dieren). Voor de bescherming van de dier- en plantsoorten en de natuurgebieden, is mogelijk een vergunning nodig. Deze vergunning moet u aanvragen bij de provincie Limburg.

Kijk voor meer informatie over de vergunning en de aanvraag op de website van de provincie.

Wij bekijken of het evenement voldoet aan de geldende brandveiligheidseisen. Deze eisen staan in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP). Soms leggen wij de aanvraag voor aan de brandweer.

Als organisator bent u zelf verantwoordelijk voor het nemen van voldoende maatregelen voor de brandveiligheid. Begin op tijd. Verwerk de maatregelen al in de planvorming die onderdeel uitmaakt van de vergunningsaanvraag. Denk bijvoorbeeld aan de plattegrond van het terrein. Zo kunt u de behandeling van uw aanvraag versnellen. En draagt u bij aan een veilig verloop van het evenement.

Infobladen van de brandweer

Om u te helpen, maakte de brandweer infobladen. Hierin staan praktische richtlijnen over belangrijke brandveiligheidsaspecten bij evenementen. U vindt de infobladen op de website van de brandweer.

Eventloket is de snelle en eenvoudige manier om uw evenement te regelen!

Via Eventloket kunt u gemakkelijk:

1. Een vooraankondiging doen voor uw evenement
2. Een melding doen voor kleinere evenementen
3. Een vergunning aanvragen voor grotere evenementen

De applicatie helpt u stap voor stap. U krijgt een paar vragen over uw evenement en hoe het is georganiseerd. Aan de hand van uw antwoorden ziet u meteen of een melding genoeg is of dat u een vergunning moet aanvragen.

Als u alle gegevens heeft ingevuld, wordt uw melding of aanvraag automatisch naar de juiste gemeente gestuurd. U krijgt altijd een bevestiging per e-mail.

Maak een account aan of log direct in om te starten.

Enkele tips:

• Sla uw aanvraag digitaal op. Bij de volgende editie hoeft u alleen eventuele aanpassingen in te voeren.
• Kijk in de kalender van het EventLoket. Misschien is er op uw datum al een ander evenement.
• Uw evenement onder de aandacht brengen? Op de website van Visit Zuid-Limburg en UitTipsLimburg kunt u gratis een evenement plaatsen.