Privacyverklaring

De bestuursorganen van de gemeente zijn elk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn de Burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders (college van B&W), de Gemeenteraad en de Rekenkamer.

Wij verwerken verschillende categorieën persoonsgegevens van met name inwoners van onze gemeente. Denk hierbij aan gegevens zoals naam, geboortedatum, adres en/of locatie, maar ook het Burgerservicenummer en/of bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is.

Wij verzamelen en gebruiken deze persoonsgegevens voor specifieke doeleinden, die afgestemd zijn op onze taken en verplichtingen. Als u bijvoorbeeld een paspoort of subsidie aanvraagt of verhuist naar onze gemeente, dan gebruiken wij als gemeente daarbij uw persoonsgegevens. Uw contactgegevens hebben wij nodig om u goed te kunnen helpen.

Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid kan het zo zijn dan wij bijzondere persoonsgegevens van u nodig hebben, zoals financiële, medische of strafrechtelijke gegevens. Het kan zijn dat wij gegevens gebruiken om bijvoorbeeld belasting te heffen en om fraude te bestrijden. Dat doen wij alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. U wordt hierover nader geïnformeerd als dat aan de orde is.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is gerelateerd aan de doeleinden waar de betreffende persoonsgegevens aan zijn gerelateerd of zolang dit noodzakelijk is ter nakoming van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor archivering of statistiek. Bewaartermijnen worden bijgehouden in een register en zijn gebaseerd op de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.

Om onze taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren werken wij samen met partners buiten onze gemeentelijke organisatie. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. In sommige gevallen worden hierbij persoonsgegevens gedeeld. Hierover worden inwoners geïnformeerd tenzij daar een wettelijke uitzondering voor is. Op het moment dat we persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen maken we daarover schriftelijke afspraken die afgestemd zijn op de geldende wet- en regelgeving.

Wanneer persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verstrekt, zal dit in overeenstemming gebeuren met de vereisten uit de wet, zoals het maken van passende afspraken over het niveau van de gegevensbescherming in dat land.

U heeft het recht uw gegevens in te zien en zo nodig te corrigeren. Daarnaast heeft u het recht in bepaalde gevallen uw gegevens te laten verwijderen. Ook heeft u het recht de verwerking van uw gegevens (tijdelijk) te laten beperken als deze onjuist zijn of verwijderd moeten worden. Tot slot heeft u de mogelijkheid uw toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Wilt u één of meerdere rechten uitoefenen? Neem dan gerust contact met ons op.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering indienen. Wij zullen u binnen een maand na uw verzoek op de hoogte stellen over het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

Gemeente Sittard-Geleen neemt de bescherming van uw gegevens serieus. Daarom gebruiken wij verschillende beveiligingstechnieken en procedures om deze bescherming te waarborgen. Denk hierbij aan het versleutelde verkeer tussen u en onze website (herkenbaar aan: https://). Verder worden onze administraties versleuteld opgeslagen en maken wij gebruik van beveiligde verzendmethodes wanneer het gevoelige informatie betreft.

Onze website gebruikt technische cookies, functionele cookies en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen.

In deze cookies worden geen persoonlijke gegevens opgeslagen, of gegevens die herleidbaar zijn naar persoonlijke gegevens. Dit is dus geheel anoniem en heeft alleen als doel om onze website te verbeteren. Meer informatie over hoe wij cookies gebruiken leest u in onze cookieverklaring.

De gemeente Sittard-Geleen heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Dat is een interne toezichthouder en adviseur voor de bescherming van persoonsgegevens. Wilt u in contact komen met onze FG? Stuur dan een mail naar FG@sittard-geleen.nl

De gemeente Sittard-Geleen heeft buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst voor toezicht en handhaving binnen verschillende domeinen. Bij deze werkzaamheden kan het nodig zijn om persoonsgegevens te verwerken die onder de Wet politiegegevens (Wpg) vallen. Deze verwerkingen wijken af van de verwerkingen onder de AVG. In dit onderdeel leest u hoe de gemeente omgaat met politiegegevens.

Doel van de verwerking

Wij verwerken politiegegevens voor het uitvoeren van onze wettelijke taken op het gebied van:

1. het handhaven van de openbare orde en veiligheid
2. het opsporen en onderzoeken van (strafbare) feiten
3. het uitvoeren van toezicht en handhaving op basis van gemeentelijke verordeningen
4. het bieden van hulp in situaties waarin dat noodzakelijk is

Boa’s werken op basis van onder andere de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV), de Leerplichtwet, en wet- en regelgeving op het gebied van werk, inkomen, zorg en de openbare ruimte.

Wanneer boa’s persoonsgegevens gebruiken voor toezicht geldt meestal de AVG. Wanneer zij gegevens verwerken voor opsporing, onderzoek of handhaving van strafbare feiten, geldt de Wpg.

Delen van politiegegevens

Politiegegevens vallen onder een zogenoemd gesloten systeem. Dat betekent dat wij gegevens alleen mogen delen als dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de taakuitvoering.

Binnen het Wpg-domein

Dit heet ter beschikking stellen. Hierbij kunt u denken aan uitwisseling met:

1. andere boa’s
2. de politie

Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang (need-to-know).

Buiten het Wpg-domein

Dit heet verstrekken en mag alleen als de wet dit toestaat. Voorbeelden zijn:

1. Openbaar Ministerie (OM)
2. Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) bijvoorbeeld bij niet betaalde boetes

Wij leggen alle handelingen vast in logbestanden. Hierdoor kan altijd worden gecontroleerd wie welke gegevens heeft ingezien of gedeeld.

Bewaartermijnen

De gemeente bewaart politiegegevens niet langer dan nodig is. Hoe lang wij gegevens kunnen bewaren, hangt af van het soort situatie.

Dagelijkse handhaving

• 1 jaar: gegevens kunnen volledig worden gebruikt voor de uitvoering van de taak.
• 4 jaar (gericht zoeken): gegevens kunnen alleen worden teruggevonden via gericht zoeken, bijvoorbeeld op naam of kenteken. Ze worden niet meer gebruikt in de dagelijkse handhaving.
• 5 jaar (alleen interne controle): gegevens blijven bewaard voor toezicht en klachtbehandeling, maar zijn niet meer beschikbaar voor nieuwe handhavingssituaties.

Onderzoek

Voor (strafrechtelijk) onderzoek mogen politiegegevens worden bewaard:

1. tot het onderzoek is afgerond,
2. of totdat er een uitspraak is gedaan,

of zolang dit wettelijk is toegestaan vanwege verjaringstermijnen.
Na het afronden van die periode blijven de gegevens nog een half jaar bewaard om te kunnen controleren of er vervolgonderzoek nodig is. Daarna worden ze verwijderd of afgesloten.

Rechten van betrokkenen

Onder de Wpg heeft u specifieke, maar beperktere rechten. Deze staan in artikelen 24a t/m 27 Wpg:

1. Recht op inzage (art. 25 Wpg): u mag inzage vragen in de politiegegevens die over u worden verwerkt.
2. Recht op rectificatie of aanvulling (art. 26 Wpg): u mag vragen om onjuiste gegevens te corrigeren of aan te vullen.
3. Recht op verwijdering (art. 27 Wpg): u kunt verzoeken om gegevens te verwijderen die onterecht of onrechtmatig zijn verwerkt.

Deze rechten gelden uitsluitend voor uw eigen gegevens. Een verzoek kan alleen worden ingediend door u zelf of uw wettelijke vertegenwoordiger.

Termijnen

Wij reageren binnen 4 weken. Deze termijn kan met 6 weken worden verlengd; u wordt hierover binnen 4 weken geïnformeerd.
Mogelijke afwijzingsgronden (art. 27 lid 1 Wpg):

Een verzoek kan worden afgewezen wanneer het bijvoorbeeld:

1. een lopend onderzoek belemmert,
2. de opsporing of vervolging schaadt,
3. de openbare veiligheid raakt,
4. de rechten en vrijheden van anderen schaadt,
5. de nationale veiligheid raakt,
6. ongegrond of buitensporig is.

U kunt een Wpg-verzoek indienen via privacy@sittard-geleen.nl.

Beveiliging en toezicht

De gemeente neemt passende technische en organisatorische maatregelen om politiegegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies en misbruik. Alleen medewerkers die hiervoor een autorisatiebesluit hebben ontvangen, hebben toegang tot politiegegevens en uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden. Alle handelingen worden gelogd en kunnen achteraf gecontroleerd worden. De FG houdt toezicht op de naleving van zowel de AVG als de Wpg.

Deze privacyverklaring is gebaseerd op het Privacybeleid Sittard-Geleen 2021-2024 en het Privacybeleid voor het Sociaal Domein Sittard- Geleen 2018.

Lees meer over ons privacybeleid

Belt u het algemene nummer van de gemeente dan kan dit telefoongesprek worden opgenomen voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden. Ook kunnen de opnames gebruikt worden als bewijsstukken in het geval van klachten en geschillen. Het opnemen van dit gesprek stelt ons in staat om onze dienstverlening te verbeteren en onze medewerkers effectiever te trainen. Uw privacy is belangrijk voor ons. De opnames worden vertrouwelijk behandeld en alleen gebruikt voor intern gebruik. U kunt het gesprek bij ons opvragen of laten verwijderen door een schriftelijk verzoek in te dienen. Als wij uw gesprek gebruiken voor trainingsdoeleinden zal het gesprek worden geanonimiseerd. Als u niet wilt dat een gesprek wordt opgenomen, kunt u dit ook tijdens het gesprek bij onze medewerker aangeven. Het opnemen wordt dan direct beëindigt.